¿Qué otros errores se producen en la gestión de la comunicación corporativa en vuestras empresas?

Hoy hemos elegido tocar un tema que siempre genera debate y con el cual es complicado encontrar una opinión unánime de todo el mundo. El tema elegido es el FUNCIONAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS.

De nada sirve que en una organización simplemente existan protocolos de comunicación corporativa con los canales disponibles, indicando su funcionamiento y las personas responsables. Lo realmente importante es que esas reglas se cumplan y apliquen en la práctica por todas las personas de la empresa. La teoría nos la sabemos todos, lo complicado y coherente es llevarla a la práctica.

Muchos malentendidos se producen por una mala gestión y aplicación de la comunicación interna. ¿No suele pasar que en las compañías la comunicación que mejor funciona llega por vía del rumor y del cotilleo en los corrillos del café o similares?

No podemos permitir que la comunicación sea un caos en nuestras empresas y que no hagamos nada por intentar ponerle remedio. Recomiendo tener detectados los puntos en que los procesos de comunicación interna no fluyen o fallan. No se trata de buscar culpables sino de detectar las áreas de mejora en la comunicación y la gestión de la información.

Es fundamental medir la comunicación de las empresas de forma objetiva para saber qué se puede mejorar. Luego es cuestión de establecer prioridades.

Tenéis que plantearos las siguientes cuestiones: ¿Cómo os enteráis de la información necesaria de tu organización? ¿En qué puntos de vuestra empresa existen cuellos de botella? ¿Qué información no llega a las personas que la precisan dentro de la empresa? ¿Qué malentendidos ocurren a la hora de gestionar la comunicación? ¿Los procesos de comunicación interna son verticales y jerárquicos o, por el contrario, son horizontales y abiertos?

No se puede olvidar que lo que no se mide no se puede mejorar. Se deben evaluar los procesos de comunicación. Es importante preguntar a vuestras personas sobre qué les parece el funcionamiento de la comunicación interna.

La teoría es fácil. La comunicación se refiere a que la información llegue a todas las personas interesadas. Siempre tiene un emisor y un receptor. El mensaje tiene que lanzarse en un lenguaje entendible por ambas las partes. A partir de aquí, es importante que la información fluya y es el punto más crítico, porque no siempre lo hace.

No sería la primera vez que las personas de una empresa se enteran de noticias relacionadas con su compañía a través de fuentes externa a su corporación. También es más habitual de lo que nos parece que no tengan actualizada la información de los productos y/o servicios que ofrece la empresa. Esto hace que la información que salga al exterior no esté tampoco actualizada y genere problemas. Otra situación recurrente es que un departamento cambie algún proceso, protocolo o tarea y nadie lo comunique al resto de los miembros de la empresa.

El flujo de la información debe ser lo menos jerárquico posible para que la información fluya. Si los procesos de comunicación son muy verticalizados tienen que pasar por muchas capas de responsabilidad con el riesgo de que en algún lado se quede estancada. Esto conlleva que la información no llegue a todas las personas interesadas dentro de la empresa.

Al final, es importante asumir que las personas con responsabilidad tienen que dar ejemplo y son los primeros que hacen que la comunicación fluya y estén disponibles para escuchar a sus personas. Suelen ser, también, quienes retienen los mensajes que les manifiestan sus equipos de personas: necesidades, quejas o problemas. Al final, lo que tenemos claro es que lo que no mejora empeora. Los problemas y los malentendidos cuando antes se intentan resolver mejor.

Uno de los ámbitos de la comunicación es verbalizar el agradecimiento por el trabajo que realizan nuestras personas en la ejecución o desempeño de sus tareas. Muchas veces damos por hecho que nuestras personas saben que estamos contentas con su desempeño. No debemos dar nada por hecho. Si quieres que los demás sepan algo debes comunicarlo de forma clara.

Es fundamental identificar si la información es ya oficial o por el contrario es una información confidencial. Igualmente, es vital elegir el canal más adecuado; algunas cosas se deben comunicar en persona, otras por email y otras por vías mucho más formales. Otro aspecto a plantearnos es si la información que lanzamos llega a las personas que la tienen que saber. No sería la primera vez que una información llega a todas las personas menos a las realmente interesadas.

Es fácil detectar en qué lugares de vuestra compañía se producen los cuellos de botella en la gestión de la comunicación. La clave conseguir desatascar los nudos en la fluidez de la comunicación.

Los procesos de comunicación deben ser claros y su funcionamiento dinámico. Cuando burocratizamos mucho la comunicación corporativa hacemos que las personas busquen alternativas a esa complejidad.

La comunicación es entre las personas y son estas las que, en muchas ocasiones, lo complican todo mucho. Las relaciones humanas no son fáciles. Es lógico que entre personas que pasan muchas horas juntas surjan roces y malentendidos que se deben solucionar hablando. Un gran fallo es que la comunicación pase al terreno personal. Los objetivos a alcanzar cada equipo y/o persona deben estar claros. Debemos asegurarnos que la gente ha entendido lo que les hemos dicho. Se debe evitar que las personas lancen cada día mensajes contradictorios. No pueden decirte hoy qué te reúnas con tu cliente de Valencia y a la semana siguiente decirte que no es prioritaria esa reunión. La contradicción genera malentendidos y malestar. Al final se trata de lanzar mensajes claros sin demasiados tecnicismos ni palabras complejas.

Lo primero que tenemos que asumir como organización es que tenemos margen de maniobra para mejorar nuestra comunicación corporativa. Es decir, asumir que algunas cosas fallan y que queremos buscarles solución. No debemos olvidar que la información es poder y algunas personas juegan con eso porque priman sus intereses individuales frente a los corporativos. Esto no se debe tolerar en las empresas. Se debe tener un control de la confidencialidad de las personas que manejan información delicada, es decir, conseguir que no se filtre la misma antes de tiempo. Alguna información es necesaria que llegue a todas las personas a la vez.

El lenguaje es fundamental. Hay que decir las cosas de la forma más correcta.

Se puede tener razón en lo que se dice, aunque suele fallar la forma en que se dice. Algunos mensajes se deben dar de forma exclusiva a la persona interesada solamente, sin público innecesario.

Por lo tanto, es vital hoy en día medir los procesos de comunicación interna y tener identificados los indicadores que permiten valorar si la misma funciona o no. No se puede dar por hecho nada. Si las personas no están contentas con el funcionamiento de la comunicación corporativa les generará descontento. Al final, se trata de utilizar el sentido común y escuchar con atención a todas nuestras personas.

Muchas veces nos quejamos de cosas con las personas incorrectas y no se lo decimos a los principales interesados. Nosotros podemos ayudaros a medir el funcionamiento de la comunicación en vuestras organizaciones con la recopilación de la información y preguntando a vuestras personas con el afán de tener la información de forma anónima y objetiva. No dejes para mañana lo que necesita una solución hoy.

* Fuente imágenes utilizadas https://unsplash.com 

Categorías:Blog, General

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